Нарушения порядка работы с денежной наличностью. Правила работы с наличными денежными средствами Порядок работы с денежной наличностью

Что мы понимаем под работой с кассой .

На каждом предприятии имеется касса, а именно подразделение, которое работает с кассовыми операциями и его помещение оборудовано специальным образом.

Кассовые операции связаны с приемом, хранением, расходованием наличных денежных средств, а также денежных документов.

Кассовые операции, как правило, осуществляет кассир компании, а при его отсутствии иное лицо, на которое возлагаются эти обязанности приказом руководителя.

Лицо, которое работает с наличными денежными средствами в обязательном порядке подписывает договор о полной материальной ответственности.

Требования по соблюдению расчетно - кассовой дисциплины устанавливает Центробанк России.

Основные правила работы с кассой следующие:

1. Помещение кассы должно быть оборудовано должным образом:

· Кнопка вызова охраны, кнопка сигнализации;

· Сейф, приваренный к стене и полу (исключение, когда вес его превышает 500 кг);

· Дверь и окошко кассы должны быть укреплены особым образом (металлич., решетка и т. п.) и др.

2. Соблюдать лимит остатка кассы. Лимит остатка кассы – это разрешенный остаток наличных денежных средств, который может находиться в кассе предприятия на конец рабочего дня. В случае превышения утвержденного лимита компания обязана сдавать наличную выручку в обслуживающий банк для зачисления на свой расчетный счет (самостоятельно или с помощью инкассаторов). Единственное исключение – это 3 рабочих дня, когда у Вас срок выплаты зарплаты сотрудникам. Для того, чтобы утвердить лимит остатка кассы, необходимо представить в банк, в котором у Вас будет открыт расчетный счет Расчет лимита остатка кассы по установленной форме. Делать это лучше сразу при открытии счета, поскольку иначе, если у Вашей компании с момента её регистрации будет учтенным хоть один рубль наличных денежных средств, то Вы уже нарушите расчетно-кассовую дисциплину со всеми неблагоприятными правовыми последствиями (Ваш лимит будет считаться равным 0 руб. 0 коп.); Лимит подлежит утверждению в банке ежегодно.

3. Наличные денежные средства предприятие может расходовать только на цели, согласованные с банком (на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды);

4. Запрещено вносить наличные денежные средства на счета других организаций или граждан;

5. Установлен лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, ИП (100 000 рублей по одной сделке), превышать который запрещено;

6. Наличные расчеты с населением и контрагентами по поводу продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг должны осуществляться с использованием контрольно-кассового аппарата (ККМ), который обязательно должен быть включен в Государственный реестр. С использованием ККМ связаны дополнительные обременения и затраты. В частности, сразу при покупке ККМ следует ставить на учет в ИФНС, вести Книгу кассира - операциониста, ежедневно (в рабочие дни) снимать Z -отчеты (иначе сразу штраф), ежемесячно оплачивать услуги ЦТО за техобслуживание ККМ, ежегодно обновлять голограммы, скоро будут введены марочные пломбы на ККМ и др. Чек ККМ при расчетах за услуги может быть заменен бланком строгой отчетности (БСО). Субъекты коммерческой деятельности, которые работают на системе налогообложения в виде Единого налога на вмененный доход (ЕНВД), освобождены от обязанности использовать ККМ.

Если Вы нарушите правила расчетно –кассовой дисциплины, то на Вас будет наложен административный штраф в размере 40000 - 50000 рублей с организации и 4-5 тыс. руб. с должностных лиц (как правило, директор и главный бухгалтер, кассир).

Обратите внимание: с 1 января 2012 года будет действовать новый порядок ведения кассовых операций .

Еще материалы:

Прием и выдача денежной наличности гражданам, а также сотрудникам кредитной организации осуществляются по приходным и расходным кассовым ордерам. На приходных и расходных кассовых ордерах проставляются обязательные реквизиты: дата; фамилия, имя, отчество клиента или другие данные клиента, позволяющие его идентифицировать и отраженные в заключенном с ним договоре банковского вклада; номер счета в кредитной организации; прописью сумма денег, подлежащая зачислению на счет или списанию со счета; подписи клиента, операционного работника, кассового работника.

Прием денег за коммунальные, налоговые и другие платежи ведется по извещениям и квитанциям установленных форм.

Для осуществления операций по обслуживанию клиентов заведующий кассой выдает кассовому работнику под отчет необходимую сумму денег под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

Операции по приему и выдаче наличных денег со счетов по вкладам граждан подтверждаются соответствующей записью в документе (сберегательная, вкладная книжки и др.), остающемся у клиента.

После совершения операции по приему платежа кассовый работник проставляет на квитанции, возвращаемой клиенту, оттиск. штампа контрольно-кассовой машины или программно-технического средства, обеспечивающего реализацию требований, предъявляемых к контрольно-кассовым машинам, или выдает клиенту вместе с квитанцией распечатку печатающего устройства.

В случае расхождения вносимой клиентом суммы денег с суммой, указанной в приходном кассовом документе, а также при обнаружении неплатежных или сомнительных денежных знаков кассовый работник предлагает ему довнести недостающую сумму денег или возвращает излишне внесенную сумму денег.

Полученные от клиента деньги пересчитываются таким образом; чтобы он мог наблюдать за действиями кассового работника.

Клиент пересчитывает полученные от кассового работника деньги, не отходя от кассы. В случае возникновения у клиента претензий по полученной и пересчитанной сумме денег указанная сумма повторно просчитывается под наблюдением заведующего кассой, который принимает решение о снятии остатка денег в кассе. При этом клиент в помещение кассы не допускается.

Поступление денег в кассу оформляется бухгалтерской проводкой:

Д-т сч. 20202 «Касса кредитной организации»

К-т депозитного счета.

При выдаче денег осуществляется обратная проводка.

В конце дня кассовый работник сверяет сумму денег, выданную ему под отчет, с суммами, указанными в приходных и расходных документах, и суммой денег, имеющейся у него в наличии, и составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов, если им осуществлялись операции только по приему денег, или сводную справку о кассовых оборотах по произведенным приходно-расходным операциям. Справки подписываются кассовым работником. Приведенные в справках кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах (распечатках по проведенным операциям за день) операционных работников и оформляются подписями кассового и операционных работников.

Остаток денег, справки, ленту контрольно-кассовой машины, приходные и расходные кассовые документы кассовый работник сдает заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

Обслуживание граждан может осуществляться одним кассовым работником с возложением на него обязанностей операционного работника при наличии в компьютерном оборудовании и соответствующем программном обеспечении системы контроля, исключающей доступ кассового работника к проведению операций по счету клиента без его поручения.

Взаимоотношения учреждений Банка России с кредитными организациями строятся на основе законов и нормативных документов. При этом главным направлением такого взаимодействия является организация работы учреждений Банка России по выдаче подкреплений операционным кассам кредитных организаций, с одной стороны, и по принятию от них излишков денежной наличности - с другой.

Порядок кассового обслуживания кредитных организаций расчетно-кассовыми центрами устанавливается Положением Банка России «О порядке ведения кассовых операций в кредитных учреждениях на территории РФ».

В настоящее время разработано, но еще не вступило в силу Положение ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет банка России в кредитных организациях на территории РФ» от 24 апреля 2008 года N 318-П.

Банк является начальным и конечным пунктом движения денег, обеспечивающим товарообмен. Наличные деньги попадают в сферу обращения из банка в форме выплаты заработной платы или других расчетов наличными и возвращаются в банк в виде выручки.

Кассовое обслуживание кредитных организаций проводится расчетно-кассовыми центрами на основе договоров о корреспондентских отношениях, заключенных территориальными учреждениями Банка России и РКЦ с кредитными организациями. За кассовое обслуживание РКЦ плату с клиентов не взимает.

В договоре предусматривается применение кредитной организацией единого порядка обработки, формирования и упаковки денежных билетов и монеты, правил приема, выдачи денег, формы доставки, предусмотренных нормативными документами Банка России. Доставку денег банки могут осуществлять собственными силами или через инкассаторов ЦБ.

Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег со счетов предприятий, а также со счетов по вкладам населения территориальные учреждения Банка России или по их поручению расчетно-кассовые центры устанавливают для каждой кредитной организации и их филиалов сумму минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня и осуществляют контроль за ее соблюдением.

Минимальный остаток наличных денег в операционной кассе устанавливается исходя из объема наличных денег, проходящих через кассу; графика поступлений денежной наличности от клиентов; порядка обработки денежной наличности и других особенностей организации налично-денежного оборота и кассовой работы.

Необходимым условием получения денег является наличие требуемой суммы на корреспондентском счете банка в день выдачи.

Выдача денег может производиться по предварительной заявке кредитной организации на основании денежного чека, полученного операционным работником РКЦ от кредитной организации накануне дня выдачи. На практике может случиться так, что в момент составления заявки на получение денег средства на корреспондентском счете банка в РКЦ имеются, а в день получения их либо оказывается недостаточно, либо образуется дебетовое сальдо. В результате заявка не может быть удовлетворена. Тогда кредитная организация накануне или за несколько дней до получения наличности перечисляет необходимую сумму со своего корреспондентского счета на счет РКЦ платежным поручением.

Преимущества такого порядка операции состоят в следующем:

Гарантируется получение наличных денег;

Заранее точно определяется сумма выдаваемой денежной наличности;

РКЦ имеет возможность заблаговременно подготовиться к выдаче наличных денег, а кредитная организация - к их получению.

Другим важным направлением взаимоотношений ЦБ РФ с кредитными организациями в области совершения кассовых операций является обязанность учреждений Банка России принимать от кредитных организаций всю излишнюю денежную наличность, которая не нужна им для совершения текущих операций по обслуживанию своих клиентов.

Для определения объема, источников поступлений наличных денег в кассы банков и направлений их выдач составляется прогноз кассовых оборотов на квартал.

Прием во вклады и на банковские счета денежных средств от физических лиц и выдача с них денежных средств производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров с заполнением всех предусмотренных в них реквизитов, позволяющих идентифицировать вносителя/получателя средств. Операции по приему и выдаче денежных средств со счетов и вкладов физических лиц подтверждаются соответствующей записью в документе, остающемся у клиента. Полученные от клиента средства пересчитываются таким образом, чтобы он мог наблюдать за действиями кассового работника. Во избежание каких-либо претензий кассовый работник должен попросить клиента пересчитать полученные деньги, не отходя от кассы. В случае возникновения у клиента каких-либо претензий к кассиру повторный пересчет денег производится в присутствии заведующего кассой, который при необходимости принимает решение о снятии остатка денег в кассе.

Прием от физических лиц денежных средств в уплату платежей, а также для проведения иных операций без открытия счета производится на основании заявлений, извещений, квитанций, разработанных кредитными организациями самостоятельно и согласованных, если это предусмотрено договорами, с получателями платежей. Используемые формы заявлений, извещений, квитанций для оформления платежей должны иметь все необходимые реквизиты для идентификации платежей. При осуществлении операций по приему, выдаче денежной наличности физическому лицу кассовый сотрудник обязан осуществлять его идентификацию в соответствии с требованиями Федерального закона "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма". После совершения операции по приему денежных средств для проведения платежа без открытия счета кассовый работник выдает клиенту документ, подтверждающий прием наличных денежных средств, с подписью кассового работника и печатью кассы и чек контрольно-кассовой машины на сумму комиссии, уплаченной клиентом за перевод в соответствии с установленными тарифами.

В качестве подтверждающего документа клиенту могут выдаваться копия заявления на перевод денежных средств без открытия счета, отрывная часть извещения (квитанции) установленной формы с отметкой о приеме денежных средств с подписью кассового работника и печатью кассы. В качестве подтверждающего документа может выдаваться приходный кассовый ордер, если кредитная организация устанавливает порядок, при котором приходный кассовый ордер оформляется на каждую операцию.

В соответствии с пунктом 2.6.1 Положения N 199-П приходные кассовые ордера могут составляться бухгалтерскими работниками после сдачи кассовым работником реестра операций по приему денежных средств для проведения платежа без открытия банковского счета в бухгалтерию. При этом приходный кассовый ордер может составляться на общую сумму денежных средств, принятых для осуществления платежей без открытия счета, либо могут составляться несколько приходных кассовых ордеров по видам принятых платежей. Порядок оформления приходных кассовых ордеров определяется кредитными организациями самостоятельно, но в обязательном порядке должен быть отражен во внутренних документах кредитной организации. Кассовый работник отражает суммы принятой денежной наличности для осуществления переводов денежных средств без открытия счета, в том числе коммунальных, налоговых и прочих платежей, в специальном реестре. Данный реестр в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:

• - наименование кредитной организации;
• - наименование филиала;
• - наименование структурного подразделения;
• - дату заполнения реестра;
• - наименование операции;
• - суммы принятой наличности.

Кредитные организации при необходимости могут вносить в реестр дополнительные графы. По окончании совершения операций подписанный кассовым работником реестр передается в бухгалтерию для оформления приходных кассовых ордеров. В конце дня кассовый работник, оформляющий операции по приему денежных средств от физических лиц, сверяет сумму денежных средств, выданную ему под отчет, с суммами по приходным и расходным кассовым ордерам и лентой контрольно-кассовой машины (по суммам комиссий, уплаченных клиентами) и суммой денег, имеющейся у него в наличии, и составляет сводную справку о суммах принятой и выданной денежной наличности. Остаток денежных средств, справку, реестр, ленту контрольно-кассовой машины, приходные и расходные кассовые документы кассовый работник сдает заведующему кассой под роспись в книге учета принятых и выданных денег. Операции с наличной иностранной валютой, осуществляемые в соответствии с Инструкцией Банка России от 28.04.2004 N 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц", подлежат отражению в реестре операций с наличной валютой и чеками. При этом следует отметить, что операции по приему денежной наличности для осуществления перевода денежных средств без открытия счета должны включаться только в один реестр - в реестр переводов без открытия счета. Кредитные организации могут производить кассовое обслуживание физических лиц в послеоперационное время, выходные и праздничные дни. Соответствующий режим работы кассы и порядок хранения денежных средств во внерабочее время устанавливаются распорядительным документом кредитной организации.

Для осуществления операций в послеоперационное время, выходные и праздничные дни кассовому работнику выдается аванс по расходному кассовому ордеру, который учитывается на балансовых счетах для учета наличных денежных средств по отдельному лицевому счету, открываемому на кассу, проводящую операции в послеоперационное время, выходные и праздничные дни:

Д-т 20202 "Касса кредитных организаций, работающая в послеоперационное время"

К-т 20202 "Касса кредитных организаций".

На следующий рабочий день после работы в послеоперационное время или в первый рабочий день после выходных или праздничных дней кассовый работник сдает заведующему кассой остаток денег по приходному кассовому ордеру, справку, реестр, ленту контрольно-кассовой машины, приходные и расходные кассовые документы. Оформляемые документы по совершаемым кассовым операциям в послеоперационное время, выходные и праздничные дни датируются соответствующей календарной датой, отражение операций в балансе кредитной организации производится следующим или первым после выходных и праздничных дней рабочим днем.

Организация работы с денежной наличностью осуществляется следующим образом:

Взаимоотношения учреждений Банка России с кредитными организациями строятся на основе законов и нормативных документов. При этом главным направлением такого взаимодействия является организация работы учреждений Банка России по выдаче подкреплений операционным кассам кредитных организаций, с одной стороны, и по принятию от них излишков денежной наличности — с другой.

Кассовое обслуживание кредитных организаций проводится расчетно-кассовыми центрами на основе договоров о корреспондентских отношениях , заключенных территориальными учреждениями Банка России и РКЦ с кредитными организациями. За кассовое обслуживание РКЦ плату с клиентов не взимает.

В договоре предусматривается применение кредитной организацией единого порядка обработки, формирования и упаковки денежных билетов и монеты, правил приема, выдачи денег, формы доставки, предусмотренных нормативными документами Банка России. Доставку денег банки могут осуществлять собственными силами или через инкассаторов ЦБ.

Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег со счетов предприятий , а также со счетов по вкладам населения территориальные учреждения Банка России или по их поручению расчетно-кассовые центры устанавливают для каждой кредитной организации и их филиалов сумму минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня и осуществляют контроль за ее соблюдением.

Минимальный остаток наличных денег в операционной кассе устанавливается исходя из объема наличных денег, проходящих через кассу; графика поступлений денежной наличности от клиентов; порядка обработки денежной наличности и других особенностей организации налично-денежного оборота и кассовой работы.

Необходимым условием получения денег является наличие требуемой суммы на корреспондентском счете
банка в день выдачи.

Выдача денег может производиться по предварительной заявке кредитной организации на основании денежного чека , полученного операционным работником РКЦ от кредитной организации накануне дня выдачи. На практике может случиться так, что в момент составления заявки на получение денег средства на корреспондентском счете банка в РКЦ имеются, а в день получения их либо оказывается недостаточно, либо образуется дебетовое сальдо. В результате заявка не может быть удовлетворена. Тогда кредитная организация накануне или за несколько дней до получения наличности перечисляет необходимую сумму со своего корреспондентского счета на счет РКЦ платежным поручением .

Преимущества такого порядка операции состоят в следующем:

Гарантируется получение наличных денег;

Заранее точно определяется сумма выдаваемой денежной наличности;

РКЦ имеет возможность заблаговременно подготовится к выдаче наличных денег, а кредитная организация — к их получению.

Другим важным направлением взаимоотношений ЦБ РФ с кредитными организациями в области совершения кассовых операций является обязанность учреждений Банка России принимать от кредитных организаций всю излишнюю денежную наличность, которая не нужна им для совершения текущих операций по обслуживанию своих клиентов.

Для определения объема, источников поступлений наличных денег в кассы банков и направлений их выдач составляется прогноз кассовых оборотов на квартал.

Таблица 1. Отчет о кассовых оборотах коммерческого банка.