1с 8 отчет по контрагентам. Положение о проверке контрагентов: образец. Документы от контрагента

Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:

• полномочия руководителя фирмы-контрагента не имеют документальных подтверждений;
• фактический адрес местонахождения контрагента не может быть определен;
• в базе ЕГРЮЛ нет информации об этом юридическом лице;
• по вопросу наличия у контрагента возможности выполнить условия договора возникают сомнения.

Методика проверки контрагентов

Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).

На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.

Документы для проверки контрагента:

• копии свидетельств о регистрации и о постановке на налоговый учет;
• устав;
• справка, подтверждающая отсутствие долгов перед бюджетом по налоговым обязательствам.

При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов , опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.

На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:

• получение информации об организации из ЕГРЮЛ с учетом последних изменений;
• проверка контрагента на банкротство;
• в режиме онлайн можно узнать, не начата ли процедура ликвидации или реорганизации, не был ли руководитель фирмы дисквалифицирован за правонарушения.

Предоставляет все указанные сведения налоговая служба, проверка контрагента через электронные или письменные запросы в ФНС бесплатна. Сервисом сайта ФНС можно воспользоваться по адресу ]]> https://egrul.nalog.ru/ ]]> . База ресурса ежедневно обновляется, в ней находится основная информация о контрагенте в статусе юридического лица или ИП. Проверка контрагента по наименованию на сайте может быть заменена поиском по номеру ИНН или ОГРН .

Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на ]]> официальном сайте ВАС ]]> ). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из ]]> поискового сервиса ]]> на сайте ФССП.

Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.

Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:

• в уставных документах указывается период актуальности прав назначенного руководителя по визированию документации;
• в уставе может быть прописан пункт, запрещающий руководителю подписывать договоры по сделкам, стоимость которых превышает определенный учредителями денежный порог.

Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.

Положение о проверке контрагентов: образец

Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:

• расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
• отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
• разделять партнеров можно по суммам договоров.

Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.

ФНС не советует компаниям сотрудничать с партнерами, у которых есть отметка о недостоверных сведениях в ЕГРЮЛ. Такая отметка предупреждает, что работать с контрагентом рискованно (информация на сайте ФНС от 01.09.17).

Налоговики рекомендуют проверять партнеров каждый квартал. Но недостаточно пробить контрагента только на сайте nalog.ru. Надо изучить еще много официальных ресурсов: реестры недобросовестных поставщиков, Генпрокуратуры, службы приставов и т. д. Хотя можно поступить проще — воспользоваться сервисом «Проверка контрагентов» на . Он объединил в себе все известные легальные источники о контрагентах.

Узнайте о контрагенте

Чтобы получить досье на контрагента, внесите в строку поиска ИНН, ОГРН или название компании, которую хотите проверить. Нажмите на кнопку . Сервис найдет компанию — кликните на нее. На экране увидите сведения о компании и рекомендации от сервиса.

Когда потенциальный партнер надежный, сервис сообщит, что с ним можно работать. Это значит, что у компании хорошая деловая репутация, нет финансовых рисков и затяжных судебных споров, она не в стадии ликвидации. Но перед заключением договора все-таки проверьте, достаточно ли у организации ресурсов для выполнения договора.

Когда у потенциального партнера проблемы, сервис предупредит надписью «Не рекомендуем работать». Рядом указана причина. Например, есть недостоверные записи в ЕГРЮЛ или компания на стадии банкротства. Причину, почему сервис решил дать негативный отзыв, вы увидите рядом.

Сервис может посоветовать дополнительно проверить партнера. Например, если компания недавно открылась и у нее еще недостаточно опыта, партнер судится или есть налоговая недоимка.

Получите полную информацию о партнере

Уровень надежности компании сервис определяет по ряду критериев. Сервис оценивает признаки фирмы-однодневки, платежеспособность и наличие ресурсов, риски неисполнения обязательств, деловую репутацию и опыт. Если нажать на « », можно узнать о них подробнее.

Но более полную информацию вы увидите в отчете по контрагенту (вкладка «Скачать отчет» → «По контрагенту»). В него мы включили итоговые сведения из бухотчетности и ЕГРЮЛ, данные об арбитражных делах партнера и исполнительного производства. Из отчета вы узнаете, какие ведомства проверяли контрагента и нашли ли они нарушения, и т. д.

Распечатайте отчет и сохраните его как досье на партнера. Он подтвердит инспекторам, что перед заключением сделки вы проявили должную осмотрительность (см. образец).

Образец. Отчет по контрагенту (фрагмент)

По каждому пункту отчета вы можете получить более детальную информацию: скачать выписку из ЕГРЮЛ, получить баланс или узнать подробности арбитражного дела, проведенных проверок и выявленных нарушений.

Отслеживайте изменения по всем постоянным партнерам

На есть две вкладки: «Отслеживание» и «Недавно вы смотрели». Они помогут сэкономить время. Так вы быстро можете найти компании, которые недавно проверяли, и посмотреть актуальную информацию.

После того как вы проверили организацию, нажмите на кнопку «Отслеживать изменения». Все важные изменения, которые произошли с партнером, вы будете видеть на главной странице сервиса во вкладке «Отслеживание».

Но воспользоваться функцией отслеживания могут только постоянные пользователи сервиса.

Как воспользоваться сервисом

« » — платный сервис. Тарифы вы можете посмотреть на сайте в разделе «Цены». Но можете бесплатно воспользоваться им прямо сейчас и оценить все преимущества программы.

Получите пробный доступ и успейте проверить своих партнеров. Он действует всего сутки. Используйте это время с максимальной пользой. Вы можете:

— составить досье на каждого контрагента;
— проверить, не связаны ли ваши партнеры с однодневками и сомнительными компаниями;
— узнать, есть ли у партнеров недостоверные сведения в ЕГРЮЛ;
— посмотреть последние изменения в ЕГРЮЛ;
— проверить директора на массовость.

Заходите на сайт и проверяйте ваших контрагентов на благонадежность.

Проверка контрагента по ИНН позволит вам убедиться в том, что ваш будущий поставщик (покупатель, заемщик или т.д.) не является фирмой-однодневкой. Сделки с однодневками привлекают внимание налоговиков и увеличивают вероятность проведения налоговой проверки вашей компании.

Кроме того, расходы на приобретение товаров (работ, услуг) у однодневок и вычет предъявленного ими НДС могут быть признаны необоснованными.

По итогам проверки своего контрагента составьте справку, в которой зафиксируйте собранную информацию.

Образец справки о проверке контрагента на добросовестность

Сервисы на сайте ФНС

Проверку проводите через электронные сервисы на сайте ФНС и ФМС:

• «Сведения о государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, крестьянских (фермерских) хозяйств» . Если организация существует, вы увидите информацию о ее ИНН, ОГРН, юридическом адресе, ФИО руководителя и учредителей, видах деятельности;
• «Сведения о лицах, в отношении которых факт невозможности участия (осуществления руководства) в организации установлен (подтвержден) в судебном порядке» ;
• «Сведения о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года» ;
• «Сведения, опубликованные в журнале Вестник государственной регистрации о принятых регистрирующими органами решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из Единого государственного реестра юридических лиц». Исключение из ЕГРЮЛ приравнивается к ликвидации;
• «Проверка по списку недействительных российских паспортов» . Здесь вы можете проверить данные паспорта руководителя контрагента.

Выписка из ЕГРЮЛ

Можно получить в своей налоговой инспекции выписку из ЕГРЮЛ со сведениями о контрагенте. Это платная процедура:

• 200 руб. за предоставление выписки на бумаге в течение 5 рабочих дней со дня подачи запроса;
• 400 руб. за предоставление выписки на бумаге на следующий рабочий день со дня подачи запроса.

Зарегистрировавшись на сайте ФНС, можно получить бесплатную выписку с помощью сервиса «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о конкретном юридическом лице/индивидуальном предпринимателе в форме электронного документа». Выписка будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью.

Документы от контрагента

Еще одно подтверждение проявления вами осмотрительности при выборе контрагента – это запрос у него документов, подтверждающих государственную регистрацию организации (копия устава, свидетельства о госрегистрации), полномочия руководителя (копии решения о назначении руководителя, страниц паспорта), ведение деятельности (бухгалтерская отчетность за год, предшествующий году совершения сделки), право на ведение определенных операций, если сделка касается лицензируемой деятельности (копия лицензии).

Все эти документы также приложите к оформленной справке о результатах проверки контрагента.

Иногда есть потребность получить из 1С данные о контактной информации группы покупателей или поставщиков. Зачем они могут понадобится? Для обзвона покупателей, sms-информирования, извлечения адресов доставки для экспедиторов, электронная почта для корреспонденции и т.д. Одним словом если нужная вам информация о покупателе или поставщике внесена в 1С ее можно извлечь и использовать.

ОТЧЕТ О КОНТАКТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

В 1С есть специальный отчет «Отчет о контактной информации». В конфигурации «Управление торговлей» 2.3, 10.3, отчет расположен в меню:

Отчеты – Управление отношениями с клиентами - Отчет о контактной информации

Отчет универсальный и позволяет получить контакты: покупателей, сотрудников, физических лиц.
Допустим, вам необходимо получить контакты постоянных покупателей, позвонить им и проинформировать о новогодней распродаже. Для этого в поле объект отчета выбираем «Контрагенты», затем нажимаем на кнопку «Настройки» и на вкладке «Общие» отмечаем галочкой виды информации, которые нужно вывести в отчет.

После произведенных настроек достаточно нажать кнопку «Сформировать» и отмеченные в настройках контакты появятся в отчета. Готовый отчет выглядит так:

Для удобства работы с данными готовый отчет можно сохранить в Excel через меню Файл – Сохранить копию.
Программа 1С предусматривает ведение произвольного количества числа контактной информации, которая в дальнейшем может быть использована компанией, но для этого в карточке должна быть создана и заполнена такая информация.

В программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» есть очень удобный и полезный отчет о контактной информации. Отчет служит для получения списка контактной информации, при этом он имеет достаточно много настроек.

Меню: Отчеты - Управление отношениями с клиентами - Отчет о контактной информации

Отчет можно сформировать по контактной информации из разных справочников:

• Контрагенты
• Контактные лица
• Пользователи
• Организации и др.

Например, можно сформировать отчет по контактной информации контрагентов.

После выбора справочника вы можете флагами отметить необходимые виды контактной информации:

Если выбрать в поле «Заполнение» вариант «Из справочника», то программа покажет все возможные виды контактной информации.

Вариант заполнения «Из регистра» подразумевает вывод в отчет только тех видов контактной информации, которые заполнены хотя бы у одного элемента справочника.

На закладках «Группировки», «Отбор» и «Сортировка» вы можете сделать другие настройки отчета. Подробнее о настройке отчетов вы можете прочитать в статье «статья о настройке отчетов».

Контактная информация менеджеров компании

Зайдем в справочник «Пользователи» и заполним контактную информацию сотрудников.

Меню: Сервис - Пользователи - Список пользователей

Откроем пользователя и перейдем на закладку «Адреса и телефоны». По умолчанию присутствует только один вид контактной информации - «Служебный адрес электронной почты пользователя», заполним его:

Введем мобильный телефон пользователя:

Аналогичным образом необходимо внести контакты других сотрудников. Когда все контакты внесены, мы можем сформировать отчет по справочнику «Пользователи».

Настройка отчета:

Отчет по контактам контрагентов

Например, может понадобиться:

• Список почтовых адресов контрагентов для заполнения конвертов и отправки писем с закрывающими документами
• Список e-mail адресов контрагентов для проведения рассылки
• Список телефонов контрагентов для проведения обзвона/опросов

Пример сформированного отчета:

Для проведения обзвона клиентов, сформируем список телефонов. Например, получим список контрагентов, которые занимаются розничной торговлей, и предложим им приобрести наши новые витрины.

Установим следующие настройки отчета:

И добавим отбор по виду деятельности контрагента:

Пример сформированного отчета: